Avant d'importer un fichier CSV dans SPREAD, consultez notre documentation pour préparer votre fichier d'import ! ;)
Dans SPREAD, vous pouvez importer :
Des données clientes (nom, prénom, email, opt-in newsletter...) ;
Des champs personnalisés ;
Nouveauté
Depuis cette vidéo, des nouveautés sont arrivées :
- Gestion des cellules vides : importer un champ vide supprimera la donnée renseignée sur le profil concerné)
Pour importer vos données dans SPREAD, vous avez le choix entre :
la liste d'emails ;
le fichier CSV.
1ère solution : Liste d'emails
Avec la liste d'emails, il vous suffit de rentrer la liste des emails à importer dans votre CRM.
Pour savoir comment mettre à jour votre Customer Family, suivez le guide en cliquant ici ! :)
Sur la gauche, vous devez renseigner une liste d'emails.
Sur la droite, vous devez sélectionner une action à réaliser sur ces emails.
Vous pouvez choisir entre 3 options :
- Abonner à la newsletter : vous permet de rendre des adresses existantes optin, ou de créer directement des profils optin ;
- Désabonner de la newsletter : la même chose, mais les adresses seront optout ;
- Supprimer de la CRM : vous permet de supprimer des profils de la Customer Family grâce à leur adresse mail.
Attention
- Vous devez rentrer une adresse email par ligne avec au maximum 4 000 lignes par import.
- Nous vous déconseillons fortement de supprimer des profils ! En effet, cela peut engendrer des effets indésirables sur d'autres fonctionnalités.
2ème solution : Fichier CSV
Avant-propos
Il est totalement interdit d'importer un fichier que vous auriez acheté, loué, échangé ou récupéré sur internet !
Les destinataires présents dans votre fichier doivent avoir formellement accepté la réception d'email de votre part.
L'import d'un fichier dit "opt-in partenaire" n'est donc pas autorisé.
RÉUSSIR SON IMPORT PAR FICHIER CSV
- Préparer votre fichier d'import ;
- Indiquez le format de vos dates et le charset de votre fichier ;
- Choisissez le fichier à importer ;
- Associez les colonnes du fichier aux champs de SPREAD ;
- Vérifiez votre fichier.
Consultez également le tableau des champs de SPREAD en cliquant ici.
Format de date de vos données
Plusieurs formats de date sont à votre disposition :
- yyyy-mm-dd
- yyyy-mm-dd hh:mm:ss
- mm/dd/yyyy
- mm/dd/yyyy hh:mm:ss
- dd/mm/yyyy
- dd/mm/yyyy hh:mm:ss
Attention
Il est impossible d'importer plusieurs formats en même temps !
Si votre fichier comporte des formats de date différents, vous devrez importer votre fichier en plusieurs fois. (voir exemple ci-dessous)
Charset de votre fichier
Il s'agit de l'encodage de votre fichier CSV.
Il est fortement conseillé d'encoder votre fichier en UTF-8.
Info
L'encodage UTF-8 est l'encodage permettant l'affichage de tous les symboles et caractères spéciaux.
Sans cela, vous rencontrerez des problèmes avec votre base par la suite.
Exemple
Votre fichier CSV contient ces colonnes avec des formats de date différents :
- Mail ;
- Anniversaire (dd/mm/yyyy) ;
- DateDernCommande (yyyy-mm-dd hh:mm:ss).
Dans un premier temps, sélectionnez le format de date dd/mm/yyyy. En important votre fichier, attribuez les champs comme ceci :
- Mail => "Email"
- Anniversaire => "Anniversaire"
- DateDernCommande => "Ne pas importer".
Réalisez votre import.
Une fois le 1er import réussi, recommencez l'import et modifiez le format de date à yyyy-mm-dd hh:mm:ss. Attribuez ensuite vos colonnes comme ceci :
- Mail => "Email" ;
- Anniversaire => "Ne pas importer" ;
- DateDernCommande => "Date de commande".
Enfin, réalisez votre import une seconde fois.
Une fois cela fait, vous pouvez choisir le fichier à importer.
Association entre les colonnes de votre fichier & les champs de SPREAD
La colonne de gauche contient toutes les entêtes de votre fichier, autrement dit la 1ère ligne de chaque colonne.
La colonne de droite vous donne les valeurs contenues dans les lignes de votre fichier (hormis la 1ère ligne).
Vous pouvez naviguer dans les lignes en cliquant sur les flèches de navigation en haut de la colonne.
Remarque
En naviguant, il est possible que vous ne puissiez pas consulter l'ensemble de vos lignes. Pas d'inquiétude, cela est simplement dû au découpage du fichier effectué par SPREAD.
La colonne centrale
Cette colonne vous fournit tous les champs proposés par SPREAD.
Ainsi, pour chaque entête dans la colonne de gauche, il vous faut associer le bon champ pour bien réaliser votre import.
Remarque
Chaque nouvel email sera ajouté en tant que profil dans votre Customer Family et chaque profil déjà existant sera automatiquement mis à jour avec les nouvelles données qui le concernent.
Astuce
L'attribution des champs se fait automatiquement si vous indiquez le même nom de donnée que SPREAD dans l'entête de votre fichier.
Exemple :
Si vous mettez E-mail dans l'entête, alors la liste déroulante apparaîtra en "Ne pas importer".
Mais si vous indiquez Email, la liste déroulante se mettra automatiquement à "Email".
IMPORT DE COMMANDES
Dans le cas où vous importez des commandes, vous devez obligatoirement renseigner toutes ces informations :
- L’email du client ;
- La référence commande ;
- Le montant ;
- Le statut de la commande ;
- La date de la commande.
Attention
- Dans votre fichier, vous devez indiquer une ligne par commande et non une ligne par client.
- Le montant d'une commande ne doit jamais être égale à 0 € !
Remarque
Pour un import de commandes, et même si l'email est le seul champ obligatoire, nous vous conseillons de renseigner le statut d'optin dans une autre colonne de votre fichier.
Sans cela, vous ne pourrez pas envoyer d'emails à vos clients.
Enfin, vous trouverez le bouton 
en bas à droite. Cliquez dessus pour lancer l'import.
Si votre fichier est correct, un message apparaîtra "Votre fichier ne contient pas d'erreur" et il ne vous reste plus qu'à confirmer votre import.
Terminé !
Votre import est en cours et vous pouvez consulter son état d'avancement dans l'historique de vos 5 derniers imports.
Une encoche signifie que l'import s'est bien terminé.
Votre import est marqué d'une croix ?
Cela signifie qu'une erreur s'est produite. (voir ci-dessous)
Dans ce cas, contactez-nous au support à cette adresse : support@spreadfamily.com
Liste d'erreurs lors de l'import par fichier CSV
Que faire ?
Vous avez 2 possibilités :
Corriger les erreurs signalées dans le fichier. Une fois fait, vous n'aurez plus qu'à réinsérer votre fichier afin de l'importer sans erreur.
- Ignorer les erreurs et importer le fichier malgré tout. Dans ce cas, les lignes comportant des erreurs ne seront pas importées dans votre Customer Family.
Vous trouverez la liste des erreurs dans le tableau ci-dessous :
| Message d'erreur | Causes |
|---|---|
| Trop de champs à la ligne ... | Une ligne contient plus de champs que ce qui est attendu. (le nombre de champs attendu est défini par l'entête) Généralement dû au mauvais encodage du fichier. Pour plus d'infos... Un encodage différent de l'UTF-8 affichera certains caractères spéciaux différemment. (le caractère "é" deviendra "é") Or, un fichier CSV est composé de plusieurs colonnes, et chaque colonne est délimitée par un point-virgule. Par exemple, si le mot "Stéphane" est encodé en UTF-8, il n'y aura pas de problème. Mais si le fichier est encodé en ISO, on obtient "Stéphane" ce qui est traduit par le fichier comme "Sté" "Nouvelle colonne : phane". |
| Trop peu de champs à la ligne ... | Une ligne contient moins de champs que ce qui est attendu. (le nombre de champs attendu est défini par l'entête) Vous avez sans doute supprimé (maladroitement, volontairement ou par le biais de votre logiciel) des séparateurs de votre fichier. Exemple Entête du fichier : Email;Nom;Prénom;DateAnniversaire;Ville Je devrai donc remplir cette ligne comme ceci : monemail@mail.fr;Larzet;Stéphane;22/01/1991;Le Petit Quevilly Si vous ne possédez ni l'anniversaire, ni la ville de la personne, on obtient : monemail@mail.fr;Larzet;Stéphane;;; On obtient donc deux champs vides. Certains logiciels donnent la possibilité de supprimer les séparateurs apparaissant en fin de ligne. Vous obtiendriez alors : monemail@mail.fr;Larget;Stéphane Soit 3 colonnes, alors que 5 sont demandées dans l'entête. |
| Adresse email invalide | Sont considérées comme invalides les adresses :
|
| Format de date incorrect | Vérifiez votre format de date ! |