Avant d'importer un fichier CSV dans SPREAD, consultez la documentation pour préparer votre fichier d'import !
Pour ajouter des profils à votre Customer Family, vous disposez de trois solutions :
- Importer votre CRM existante ;
- Acquérir des données clientes en réalisant des opérations ;
- Installer nos tags de remontée.
Dans SPREAD, vous pouvez importer :
Des données clientes (nom, prénom, email, opt-in newsletter...)
Des champs personnalisés ;
L'historique de vos commandes.
Nouveauté
Depuis cette vidéo, des nouveautés sont arrivées :
- Gestion des cellules vides : importer un champ vide supprimera la donnée renseignée sur le profil concerné)
Pour importer vos données dans SPREAD, vous avez le choix entre :
la liste d'emails ;
le fichier CSV.
1ère solution : Liste d'emails
Avec la liste d'emails, il vous suffit de rentrer la liste des emails à importer dans votre CRM.
Sur la gauche, vous devez renseigner une liste d'emails.
Sur la droite, vous devez sélectionner une action à réaliser sur ces emails.
Vous pouvez choisir entre 3 options :
- Abonner à la newsletter : vous permet de rendre des adresses existantes optin, ou de créer directement des profils optin ;
- Désabonner de la newsletter : la même chose, mais les adresses seront optout ;
- Supprimer de la CRM : vous permet de supprimer des profils de la Customer Family grâce à leur adresse mail.
Attention
- Vous devez rentrer une adresse email par ligne avec au maximum 4 000 lignes par import.
- Nous vous déconseillons fortement de supprimer des profils ! En effet, cela peut engendrer des effets indésirables sur d'autres fonctionnalités.
Info
Chaque nouvel email sera ajouté en tant que profil dans votre CRM et chaque email existant sera automatiquement mis à jour suivant l'action sélectionnée.
2ème solution : Fichier CSV
RÉUSSIR SON IMPORT PAR FICHIER CSV
- Préparer votre fichier d'import ;
- Indiquez le format de vos dates et l'encodage de votre fichier ;
- Choisissez le fichier à importer ;
- Attribuer les colonnes du fichier aux champs appropriés ;
- Vérifiez votre fichier ;
- On vous signale des erreurs en rouge ? Il va falloir les corriger dans votre fichier aux lignes indiquées. Une fois les erreurs corrigées, vous pouvez ré-importer votre fichier et le re-vérifier.
- Si aucune erreur n'est indiquée, votre fichier est bon.
Remarque
Vous pouvez aussi réaliser votre import en ignorant les erreurs. Dans ce cas, SPREAD n'importera pas les lignes contenant des erreurs.
Enfin, vous trouverez le bouton 
en bas à droite. Cliquez dessus pour lancer l'import.
Terminé !
Votre import est en cours et vous pouvez consulter son état d'avancement dans l'historique de vos 5 derniers imports. Une encoche signale que l'import est term
Remarque
Si votre import est marqué d'une croix, cela signifie qu'une erreur s'est produite. (voir ci-dessous)
Dans ce cas, contactez-nous au support à cette adresse : support@spreadfamily.com
ATTENTION
Il est totalement interdit d'importer un fichier que vous auriez acheté, loué, échangé ou récupéré sur internet !
Les destinataires présents dans votre fichier doivent avoir formellement accepté la réception d'email de votre part.
L'import d'un fichier dit "opt-in partenaire" n'est donc pas autorisé.
Important
L'import se base sur l'adresse email comme identifiant pour éviter les doublons et fusionner les profils.
Ainsi, l'adresse email doit impérativement apparaître dans chacun de vos imports.
Format de date de vos données
Vous avez plusieurs formats de date à disposition :
- yyyy-mm-dd
- yyyy-mm-dd hh:mm:ss
- mm/dd/yyyy
- mm/dd/yyyy hh:mm:ss
- dd/mm/yyyy
- dd/mm/yyyy hh:mm:ss
En revanche, il est impossible d'importer plusieurs formats en même temps.
Dans ce cas, vous devrez importer votre fichier en plusieurs fois.
Exemple
Votre fichier CSV contient ces colonnes :
- Mail ;
- Anniversaire (dd/mm/yyyy) ;
- DateDernCommande (yyyy-mm-dd hh:mm:ss).
Dans un premier temps, sélectionnez le format de date dd/mm/yyyy. En important votre fichier, indiquez "Email" pour la colonne Mail et "Anniversaire" pour la colonne contenant les anniversaires mais laissez DateDernCommande en "Ne pas importer". Réalisez votre import.
Une fois le 1er import réussi, recommencez l'import et modifiez le format de date souhaité à yyyy-mm-dd hh:mm:ss. Attribuez ensuite vos colonnes comme ceci :
- Mail => "Email" ;
- Anniversaire => "Ne pas importer" ;
- DateDernCommande => "Date de commande".
Enfin, réalisez votre import une seconde fois.
Charset de votre fichier
Il s'agit de l'encodage de votre fichier CSV.
Il est fortement conseillé d'encoder votre fichier en UTF-8.
Info
L'encodage UTF-8 est l'encodage permettant l'affichage de tous les symboles et caractères spéciaux. Sans cela, vous rencontrerez des problèmes avec votre base par la suite.
Une fois cela fait, vous pouvez choisir le fichier à importer, celui-ci sera pré-visualisé avec un affichage à trois colonnes fonctionnant comme suit.
La colonne gauche
Elle contient l'en-tête de votre fichier, soit la première ligne.
La colonne droite
Elle vous donne un aperçu des valeurs contenues par votre fichier et commence donc à partir de la ligne 2. Il vous est possible de naviguer dans les lignes en cliquant sur les flèches de navigation en haut de la colonne.
Dans la navigation, il est possible que vous ne puissiez toutefois pas voir l'ensemble de vos lignes. Pas d'inquiétude, cela est simplement dû au découpage du fichier par la solution.
La colonne centrale
Elle vous donne accès aux champs que nous proposons chez SPREAD dont voici la liste actuelle et ce que vous pouvez y indiquer
| Champs | Valeurs | Particularités |
|---|---|---|
| Prénom | Le prénom du profil | - |
| Nom | Le nom du profil | - |
| L'email du profil | Identifiant, obligatoire pour chaque import | |
| Date de commande | Date de la commande | - |
| Montant | Montant de la commande | Pour séparer les décimales, il faut utiliser le point (105.99). Précisez des montants TTC, car les remontées se feront en TTC. |
| Id commande | Identifiant de la commande | type varchar (alphanumérique - doit être unique pour chaque commande) |
| Id commande No. 2 | Deuxième identifiant de la commande | type varchar (alphanumérique) |
| Statut | Statut de la commande | 0 pour annulée, 10 pour enregistrée, 20 pour payée, 50 pour expédiée, 100 pour reçue |
| Optin newsletter | L'optin du profil | 0, non ou no pour optout (non inscris à la newsletter), 1, oui ou yes pour optin (inscris à la newsletter) , -1 pour inconnu |
| Compte sur site | Le profil a-t-il créé un compte sur votre site? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Date d'inscription | Date d'inscription à votre site | - |
| Acheteur | Le profil est-il acheteur sur votre site? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Genre | Le sexe du profil | 'madame': 'mlle': 'mademoiselle': 'mme.': 'mlle.': 'femme': 'f': 'woman': 'miss': 'mrs': 'girl': 'm.': 'm': 'monsieur': 'homme': 'h': 'man': 'mister': 'boy': |
| Adresse | Adresse du profil | Numéro et rue |
| Code Postal | Code postal du profil | Mettre le champ au format texte |
| Ville | Ville du profil | - |
| Pays | Pays du profil | fr, en, es, .... |
| Téléphone | Téléphone du profil | Mettre le champ au format texte 06xxxxxxxx |
| Téléphone mobile | Téléphone mobile du profil | Mettre le champ au format texte 06xxxxxxxx |
| Téléphone mobile optin | Est il abonné à vos SMS ? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Téléphone optin | Est il abonné à vos SMS ? | |
| Anniversaire | Date d'anniversaire du profil | Attention au format |
| Langue | Langue du profil | fr, en, es, .... |
| Site web | Site web du profil | - |
| Entreprise | Entreprise du profil | - |
| Fonction | Fonction dans l'entreprise du profil | - |
| Tags | Si vous appliquez des tags au profil | Séparés par des pipes : tag1|tag2|tag3 etc... |
| Fan | Le profil est-il fan de votre page Facebook? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Follower | Le profil est-il follower de votre Twitter? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Le profil vous suit-il sur Google+? | oui/non ou 1/0 ou yes/no | |
| Le profil vous suit-il sur Instagram? | oui/non ou 1/0 ou yes/no | |
| Tags de commande | Si vous appliquez des tags à la commande | Séparés par des virgules : tag1,tag2,tag3 etc... |
| Encrypted email | Email md5 | - |
| Les champs personnalisés | ||
Vous retrouverez dans la liste déroulante, le nom donné à votre champ personnalisé. Pour l'importer, il vous suffit de créer une nouvelle colonne dans votre fichier CSV. Dans l'en-tête, précisez le nom de votre champ personnalisé puis indiquez la valeur pour chaque ligne en suivant les indications ci-dessous. | ||
| Champs personnalisés de type "Numérique" | Indiquez des chiffres Tout nombre commençant par "0" doit être inséré dans un champ texte, et non dans un champ numérique si vous souhaitez conserver le zéro. Mathématiquement 01 = 1, le champ numérique ne conserve pas les zéros devant. | |
| Champs personnalisés de type "Texte" | Indiquez du texte | |
| Champs personnalisés de type "Date" | Indiquez une date au format YYYY-MM-DD | |
| Champs personnalisés de type "Booléen" | Indiquez -1 pour non, 1 pour oui | |
| Champs personnalisés de type "Choix Unique" | Indiquez le choix s'appliquant au profil | |
| Champs personnalisés de type "Choix Multiple" | Ecrire les choix s'appliquant au profil en les séparant avec un "pipe" (" | " : sous mac Alt + Maj + L, sous windows Alt gr + 6) ExemplePour un choix multiple dont la question serez "Quels animaux possédez vous?". Réponses possibles : Chien, Chat, Hamster, Rat Lors d'un import vous pouvez remplir ce champs de la sorte : Chien|Chat|Rat | |
Si vous indiquez le même nom de donnée que nous dans l'en-tête de votre fichier l'attribution se fera automatiquement.
Exemple : si vous mettez E-mail dans l'en-tête alors la liste déroulante apparaîtra en "Ne pas importer" mais si vous indiquez Email la liste déroulante se mettra automatiquement à "Email".
IMPORT DE COMMANDES
Pour importer des commandes il faut que vous renseigniez obligatoirement toutes les informations citées ci-dessous:
- L’email du client,
- La référence commande,
- Le montant,
- Le statut de la commande,
- La date de la commande
Pour les imports clients, seul l'email est obligatoire nous vous conseillons toutefois de préciser également l'optin sans quoi vous ne pourrez pas envoyer de mails à vos profils.
Les montants de commandes ne doivent être en aucun cas égale à 0 euros.
Dans votre fichier vous devez indiquer une ligne par commande et non une ligne par client.
Une fois cela fait, il ne vous reste plus qu'à vérifier que votre fichier réagit bien à nos données. Pour cela cliquez sur le bouton en bas à droite :
Ce bouton vous permet de vérifier que votre fichier comporte bien le même type de données que celles attendues dans le champs que vous avez sélectionné dans la liste déroulante.
Si votre fichier est correct, un message apparaîtra "Votre fichier ne contient pas d'erreur". Il vous suffira alors de confirmer votre import, dans le cas contraire la solution ciblera les problèmes et vous les indiquera.
Pour vous aider, vous trouverez ci-dessous la liste des erreurs que vous pouvez rencontrer et comment les corriger.
Liste des erreurs pour l'import CSV
| Message d'erreur | Correction |
|---|---|
| Trop de champs à la ligne ... | Une ligne contient plus de champs que ce qui est attendu (le nombre de champs attendu est défini par l'en-tête). Généralement dû au mauvais encodage du fichier. Pour plus d'infos... Un encodage différent de l'UTF-8 affichera certains caractères spéciaux différemment. (le caractère "é" deviendra "é") Or, un fichier CSV est composé de plusieurs colonnes, et chaque colonne est délimitée par un point-virgule. Par exemple, si le mot "Stéphane" est encodé en UTF-8, il n'y aura pas de problème. Mais si le fichier est encodé en ISO, on obtient "Stéphane" ce qui est traduit par le fichier comme "Sté" "Nouvelle colonne : phane". |
| Trop peu de champs à la ligne ... | Une ligne contient moins de champs que ce qui est attendu. (le nombre de champs attendu est défini par l'en-tête) Vous avez sans doute supprimé (maladroitement, volontairement ou par le biais de votre logiciel) des séparateurs de votre fichier. Exemple En-tête du fichier : Email;Nom;Prénom;DateAnniversaire;Ville Je devrai donc remplir cette ligne de la sorte : monemail@mail.fr;Larzet;Stéphane;22/01/1991;Le Petit Quevilly Si vous ne possédez ni l'anniversaire, ni la ville de la personne, on obtient : monemail@mail.fr;Larzet;Stéphane;;; On obtient donc deux champs vides. Certains logiciels donnent la possibilité de supprimer les séparateurs apparaissant en fin de ligne. Vous obtiendriez alors : monemail@mail.fr;Larget;Stéphane Soit 3 colonnes, alors que 5 sont demandées dans l'en-tête. |
| Adresse email invalide | Sont considérés comme invalides les adresses :
|
| Format de date incorrect | Vérifiez la configuration de votre import => Format de date de vos données |
Dans le cas où vous rencontreriez ces erreurs, deux possibilités s'offrent à vous :
- Ignorer les erreurs et importer tout de même le fichier. Dans ce cas, toute ligne comportant des erreurs ne sera pas importée dans votre Customer Family.
- Corriger les erreurs signalées dans le fichier puis le réinsérer afin d'importer un fichier sans erreur.