Depuis cette vidéo des nouveautés sont arrivées:
- L'option sur la gestion des cellules vides: iImporter un champ vide aura pour effet de supprimer la donnée actuellement renseignée pour ce champ dans la fiche profil concernée)
Spread vous permet d'importer des données dans votre customer family.
Des données clients: noms, prénoms, emails, opt-in newsletter
Des champs personnalisés que vous aurez créé
L'historique de vos commandes
Pourquoi?
Suite à l'installation de SPREAD, vous vous apercevrez que votre customer family est vide. Pour la compléter, vous disposez de trois solutions :
- Importer la base de votre site,
- Réaliser des opérations et donc de l'acquisition de données,
- Installer nos tags de remontée de commandes et/ou de création de compte (pour remonter toutes les personnes s'inscrivant et commandant sur votre site à partir du moment où ces tags sont installés).
Importer votre base vous permet d'intégrer à SPREAD, les données que vous possédiez avant de nous rejoindre. Grâce à cela, vous pourrez :
- Segmenter votre base de manière optimale,
- Remplir des champs non renseignés chez SPREAD (champs personnalisés, anniversaires, ...),
- Compléter votre customer family, dans le cas où vous n'auriez pas installé nos tags de remontée de création de compte et/ou de commandes.
ATTENTION : il est totalement interdit d'importer un fichier que vous auriez acheté, loué, échangé ou récupéré sur internet. Les destinataires présents dans votre fichier doivent avoir formellement accepté la réception d'emails de votre part (ce qui exclut tout import de fichier dit "opt-in partenaire").
Votre fichier doit être constitué d'au moins deux colonnes ( email +opt-in par exemple)
Ou et Comment?
Dirigez-vous dans les onglets "Customer Family > Importer"
A Savoir
L'import se base sur l'adresse mail comme identifiant pour éviter les doublons et fusionner les profils, cette donnée doit apparaître dans chacun de vos imports.
Vous avez le choix entre la liste d'emails ou le fichier CSV.
Liste d'emails
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour importer et manipuler des emails dans votre CRM. Sur la droite, vous devez sélectionner une action à réaliser sur les emails. Chaque nouvel email sera ajouté en tant que profil dans votre crm et chaque email existant sera mis à jour suivant l'action sélectionnée. Dans le champ sur la gauche, vous devez renseigner une liste d'emails
En important votre liste vous pouvez choisir entre 3 options :
- Abonner à la newsletter, vous permet de rendre des adresses existantes optin, ou de créer des profils directement optin.
- Désabonner de la newsletter, vous permet la même chose mais en optout.
- Supprimer de la CRM, vous permet de supprimer des profils de la Customer Family grâce à leur adresse mail. Mais attention, nous vous déconseillons fortement la suppression de profils car cela peut engendrer des effets indésirables sur d'autres fonctionnalités.
Il vous faut saisir une adresse mail par ligne dans le champs dédié à cet effet avec un maximum de 4000 lignes par import
Fichier CSV
Comment importer votre fichier CSV dans SPREAD?
1/ Préparez votre fichier et l'importer
- Exportez votre fichier de votre solution ecommerce,
- Formatez vos données telles que SPREAD les attend (tous les formats attendus vous sont expliqués un peu plus bas),
- Formatez votre fichier au format CSV (Voir la documentation pour préparer son fichier d'import),
- Sélectionnez votre fichier dans "import csv",
- Indiquez le format de vos dates et l'encodage de votre fichier,
- Attribuer vos colonnes aux bons champs,
- Vérifiez votre fichier,
- Soit l'interface vous signale des erreurs et dans ce cas vous pouvez les corriger dans votre fichier avant de le ré-importer et de le re-vérifier jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'erreur. Ou réaliser votre import en ignorant les erreurs, SPREAD n'importera pas les lignes contenant des erreurs.
- Soit elle vous indique que votre fichier est bon.
- Après cela, un bouton "Confirmer mon import" apparait en bas à droite. Celui ci permet de lancer l'import.
- Vous arrivez alors sur la page d'import initiale, avec une ligne supplémentaire dans la liste des 5 derniers import. Dans un premier temps, la ligne n'affiche qu'une horloge signifiant que le fichier est en cours d'envoi. Puis, un cercle remplace l'horloge après quelques minutes pour signaler que l'import est en cours. Enfin, une encoche signale que l'import est terminé.
Charset de votre fichier
Il s'agit de l'encodage de votre fichier CSV, il est fortement conseillé de bien encoder votre fichier en UTF-8 avant de tenter de l'insérer en base.
L'encodage UTF-8 est l'encodage permettant l'affichage de tous les symboles et caractères spéciaux. Sans cela vous rencontrerez des problèmes avec votre base par la suite.
Format de date de vos données
Vous avez plusieurs formats de date à disposition:
- yyyy-mm-dd
- yyyy-mm-dd hh:mm:ss
- mm/dd/yyyy
- mm/dd/yyyy hh:mm:ss
- dd/mm/yyyy
- dd/mm/yyyy hh:mm:ss
En revanche, il est impossible d'importer plusieurs formats en même temps. Dans ce cas, vous devrez importer votre fichier en plusieurs fois.
Exemple :
Un fichier csv contenant Mail, Anniversaire (DD/MM/YYYY), DateDernCommande (YYYY-MM-DD hh:mm:ss)
Dans un premier temps sélectionnez le format de date dd/mm/yyyy. Puis en important votre fichier indiquez "Email" pour la colonne Mail et "Anniversaire" pour la colonne contenant les anniversaires mais laissez DateDernCommande en "Ne pas importer".
Réalisez votre import. Une fois celui-ci effectué, recommencez l'import en modifiant le format de date souhaité à yyyy-mm-dd hh:mm:ss. Attribuez vos colonnes de la sorte : "Email" pour Mail, "Ne pas importer" pour Anniversaire et "Date de commande" pour DateDernCommande. Enfin, réalisez votre import une seconde fois.
Une fois cela fait, vous pouvez choisir le fichier à importer, celui-ci sera pré-visualisé avec un affichage à trois colonnes fonctionnant comme suit.
La colonne gauche
Elle contient l'en-tête de votre fichier, soit la première ligne.
La colonne droite
Elle vous donne un aperçu des valeurs contenues par votre fichier et commence donc à partir de la ligne 2. Il vous est possible de naviguer dans les lignes en cliquant sur les flèches de navigation en haut de la colonne.
Dans la navigation, il est possible que vous ne puissiez toutefois pas voir l'ensemble de vos lignes. Pas d'inquiétude, cela est simplement dû au découpage du fichier par la solution.
La colonne centrale
Elle vous donne accès aux champs que nous proposons chez SPREAD dont voici la liste actuelle et ce que vous pouvez y indiquer
| Champs | Valeurs | Particularités |
|---|---|---|
| Prénom | Le prénom du profil | - |
| Nom | Le nom du profil | - |
| L'email du profil | Identifiant, obligatoire pour chaque import | |
| Date de commande | Date de la commande | - |
| Montant | Montant de la commande | Pour séparer les décimales, il faut utiliser le point (105.99). Précisez des montants TTC, car les remontées se feront en TTC. |
| Id commande | Identifiant de la commande | type varchar (alphanumérique - doit être unique pour chaque commande) |
| Id commande No. 2 | Deuxième identifiant de la commande | type varchar (alphanumérique) |
| Statut | Statut de la commande | 0 pour annulée, 10 pour enregistrée, 20 pour payée, 50 pour expédiée, 100 pour reçue |
| Optin newsletter | L'optin du profil | 0, non ou no pour optout (non inscris à la newsletter), 1, oui ou yes pour optin (inscris à la newsletter) , -1 pour inconnu |
| Compte sur site | Le profil a-t-il créé un compte sur votre site? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Date d'inscription | Date d'inscription à votre site | - |
| Acheteur | Le profil est-il acheteur sur votre site? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Genre | Le sexe du profil | 'madame': 'mlle': 'mademoiselle': 'mme.': 'mlle.': 'femme': 'f': 'woman': 'miss': 'mrs': 'girl': 'm.': 'm': 'monsieur': 'homme': 'h': 'man': 'mister': 'boy': |
| Adresse | Adresse du profil | Numéro et rue |
| Code Postal | Code postal du profil | Mettre le champ au format texte |
| Ville | Ville du profil | - |
| Pays | Pays du profil | fr, en, es, .... |
| Téléphone | Téléphone du profil | Mettre le champ au format texte |
| Téléphone mobile | Téléphone mobile du profil | Mettre le champ au format texte |
| Téléphone mobile optin | Est il abonné à vos SMS ? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Téléphone optin | Est il abonné à vos SMS ? | |
| Anniversaire | Date d'anniversaire du profil | Attention au format |
| Langue | Langue du profil | fr, en, es, .... |
| Site web | Site web du profil | - |
| Entreprise | Entreprise du profil | - |
| Fonction | Fonction dans l'entreprise du profil | - |
| Tags | Si vous appliquez des tags au profil | Séparés par des pipes : tag1|tag2|tag3 etc... |
| Fan | Le profil est-il fan de votre page Facebook? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Follower | Le profil est-il follower de votre Twitter? | oui/non ou 1/0 ou yes/no |
| Le profil vous suit-il sur Google+? | oui/non ou 1/0 ou yes/no | |
| Le profil vous suit-il sur Instagram? | oui/non ou 1/0 ou yes/no | |
| Tags de commande | Si vous appliquez des tags à la commande | Séparés par des virgules : tag1,tag2,tag3 etc... |
| Encrypted email | Email md5 | - |
| Les champs personnalisés | ||
Vous retrouverez dans la liste déroulante, le nom donné à votre champ personnalisé. Pour l'importer, il vous suffit de créer une nouvelle colonne dans votre fichier CSV. Dans l'en-tête, précisez le nom de votre champ personnalisé puis indiquez la valeur pour chaque ligne en suivant les indications ci-dessous. | ||
| Champs personnalisés de type "Numérique" | Indiquez des chiffres Tout nombre commençant par "0" doit être inséré dans un champ texte, et non dans un champ numérique si vous souhaitez conserver le zéro. Mathématiquement 01 = 1, le champ numérique ne conserve pas les zéros devant. | |
| Champs personnalisés de type "Texte" | Indiquez du texte | |
| Champs personnalisés de type "Date" | Indiquez une date au format YYYY-MM-DD | |
| Champs personnalisés de type "Booléen" | Indiquez -1 pour non, 1 pour oui | |
| Champs personnalisés de type "Choix Unique" | Indiquez le choix s'appliquant au profil | |
| Champs personnalisés de type "Choix Multiple" | Ecrire les choix s'appliquant au profil en les séparant avec un "pipe" (" | " : sous mac Alt + Maj + L, sous windows Alt gr + 6) ExemplePour un choix multiple dont la question serez "Quels animaux possédez vous?". Réponses possibles : Chien, Chat, Hamster, Rat Lors d'un import vous pouvez remplir ce champs de la sorte : Chien|Chat|Rat | |
Si vous indiquez le même nom de donnée que nous dans l'en-tête de votre fichier l'attribution se fera automatiquement.
Exemple : si vous mettez E-mail dans l'en-tête alors la liste déroulante apparaîtra en "Ne pas importer" mais si vous indiquez Email la liste déroulante se mettra automatiquement à "Email".
IMPORT DE COMMANDES
Pour importer des commandes il faut que vous renseigniez obligatoirement toutes les informations citées ci-dessous:
- L’email du client,
- La référence commande,
- Le montant,
- Le statut de la commande,
- La date de la commande
Pour les imports clients, seul l'email est obligatoire nous vous conseillons toutefois de préciser également l'optin sans quoi vous ne pourrez pas envoyer de mails à vos profils.
Les montants de commandes ne doivent être en aucun cas égale à 0 euros.
Dans votre fichier vous devez indiquer une ligne par commande et non une ligne par client.
Une fois cela fait, il ne vous reste plus qu'à vérifier que votre fichier réagit bien à nos données. Pour cela cliquez sur le bouton en bas à droite :
Ce bouton vous permet de vérifier que votre fichier comporte bien le même type de données que celles attendues dans le champs que vous avez sélectionné dans la liste déroulante.
Si votre fichier est correct, un message apparaîtra "Votre fichier ne contient pas d'erreur". Il vous suffira alors de confirmer votre import, dans le cas contraire la solution ciblera les problèmes et vous les indiquera.
Pour vous aider, vous trouverez ci-dessous la liste des erreurs que vous pouvez rencontrer et comment les corriger.
Liste des erreurs pour l'import CSV
| Message d'erreur | Correction |
|---|---|
| Trop de champs à la ligne .... | Cela signifie qu'une ligne contient plus de champs que ce qui est attendu (Le nombre de champs attendu est défini par l'en-tête). Cela est généralement dû au mauvais encodage du fichier. En effet, un encodage différent de l'UTF-8 affichera certains caractères spéciaux différemment, par exemple vous retrouverez "é" pour le "é". Or comme vous le savez probablement, un fichier CSV se compose de colonnes et une colonne est délimitée par un point-virgule. Si nous indiquons à l'intérieur d'une colonne le mot "Stéphane" encodé en UTF-8, il n'y aura pas de problème. Mais si le fichier est encodé en ISO, nous obtenons "Stéphane" ce qui est traduit par le fichier comme "Sté" "Nouvelle colonne : phane" |
| Trop peu de champs à la ligne .... | Cela signifie qu'une ligne contient moins de champs que ce qui est attendu (Le nombre de champs attendu est défini par l'en-tête). Cela peu signifier que vous avez supprimé (maladroitement, volontairement ou à l'aide de votre logiciel) des séparateurs de votre fichier. Exemple :En-tête d'un fichier : Email;Nom;Prénom;DateAnniversaire;Ville Je devrais donc remplir cette ligne de la sorte : monemail@mail.fr;Larzet;Stéphane;22/01/1991;Le Petit Quevilly Imaginons maintenant que vous ne possédiez ni l'anniversaire de la personne, ni sa ville : monemail@mail.fr;Larzet;Stéphane;;; Nous obtenons donc deux champs vides, certains logiciels donnent la possibilité de supprimer les séparateurs apparaissant en fin de ligne vous obtiendriez alors : monemail@mail.fr;Larget;Stéphane Soit 3 colonnes alors que 5 sont demandées dans l'en-tête. |
| Adresse mail invalide | Sont considérés comme invalides les adresses avec un espace (mon adresse@gmail.com) ou dont il manque l'arobase (@), le point (monadresse@gmailcom) |
| Format de date incorrect | Vérifiez la configuration de votre import (Format de date de vos données) |
Dans le cas où vous rencontreriez ces erreurs, deux possibilités s'offrent à vous :
- Ignorer les erreurs et importer tout de même le fichier. Dans ce cas, toute ligne comportant des erreurs ne sera pas importée dans votre Customer Family.
- Corriger les erreurs signalées dans le fichier puis le réinsérer afin d'importer un fichier sans erreur.